viernes, 4 de octubre de 2013
domingo, 29 de septiembre de 2013
¿QUE ES EXCEL?
Excel es un programa del tipo hoja de calculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadricula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos estadísticos.
Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener:
- Texto.
- Valores numéricos, fechas y datos horarios.
- Formulas o funciones matemáticas, que permiten determinar el valor de esta celda en función de los valores de otras celdas.
Así mismo se le puede dar formato a la hoja de calculo de Excel, crear tablas, organizar datos, crear gráficos y demás.
Excel puede trabajar simultáneamente con un número ilimitado de hojas de cálculo siempre que la memoria de la computadora lo permita.
DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DE EXEL
En la pantalla de Excel se pueden ver los elementos básicos que se manejan y tiene una estructura similar a cualquier ventana de Windows y consta de las siguientes barras o componentes:
- Barra de titulo.
- Barra de menú.
- Barra de herramientas.
- Barra de formulas.
- Barra de propiedades.
- Hoja de cálculo.
ORÍGENES DE LAS HOJAS DE CALCULO
En 1971 se creó el concepto de una hoja de cálculo
electrónica en el artículo Budgeting Models and System Simulation de
Richard Mattessich. Pardo y Landau merecen parte del crédito de este tipo de
programas, y de hecho intentaron patentar (patente en EE.UU. número 4.398.2491 )
algunos de los algoritmos en 1970. La patente no fue concedida
por la oficina de patentes por ser una invención puramente matemática. Pardo y
Landau ganaron un caso en la corte estableciendo que "algo no deja de ser
patentable solamente porque el punto de la novedad es un algoritmo". Este
caso ayudó al comienzo de las patentes de software.
Dan Bricklin es el inventor aceptado de las
hojas de cálculo. Bricklin contó la historia de
un profesor de la universidad que hizo una tabla de
cálculos en una pizarra. Cuando el profesor encontró un error, tuvo que
borrar y reescribir una gran cantidad de pasos de forma muy tediosa, impulsando
a Bricklin a pensar que podría replicar el proceso en un computador, usando
el paradigma tablero/hoja de cálculo para ver los resultados de las
fórmulas que intervenían en el proceso.
Su idea se convirtió en VisiCalc, la primera hoja de
cálculo, y la "aplicación fundamental" que hizo que el PC
(ordenador u computador personal) dejase de ser sólo
un hobby para entusiastas del computador para convertirse también en
una herramienta en los negocios y en las empresas.
DEFINICIÓN DE UNA HOJA DE CALCULO
Una hoja de cálculo es un programa o aplicación
informática que permite la manipulación sobre datos números dispuestos en
tablas para la operación sobre cálculos complejos de contabilidad, finanzas y negocios.
La
celda de una hoja de cálculo es el lugar donde se pueden introducir datos o
realizar cálculos, visualmente es un espacio rectangular que se forma en la
intersección de una fila y una columna y se les identifica con un nombre, como
por ejemplo C4 (C es el nombre de la columna y 4 el de la fila). Las filas son
horizontales y están identificadas por los números en secuencia ascendente. Las
columnas en cambio están identificadas con las letras del alfabeto y van de
forma vertical en la Hoja de Cálculo.
En
las celdas se introduce cualquier tipo de información como texto o números, y
también fórmulas o instrucciones para realizar un determinado cálculo o tarea.
FORMATOS EN HOJAS DE CALCULO
Excel ofrece muchas posibilidades de formatear los números y el texto contenido en las celdas de datos, así como el tamaño de las propias celdas, de forma que pueden conseguirse presentaciones de verdadera calidad. A continuación se describen algunas de estas posibilidades.
ALTURA DE FILAS Y ANCHURAS DE COLUMNAS
Las alturas de las filas y las anchuras de las columnas pueden modificarse de varias maneras:
- Con el ratón, arrastrando el borde de la cabecera de la fila o de la columna. Sobre el cursor aparece la dimensión de la fila o columna que se esta modificando.
- También con el ratón, con elección automática de la anchura de la columna de acuerdo con el contenido de sus celdas, dando clic dos veces en el borde derecho de la cabecera de una columna.
- Seleccionando las filas y/o columnas cuya altura y/o anchura se desea modificar y eligiendo los comandos formato fila o columna, alto o ancho respectivamente.
- Seleccionando un rango de celdas por ejemplo un titulo y para que quede centrado utilizamos la herramienta combinar y centrar.
FORMATO DE LOS CONTENIDOS DE LAS CELDAS
El formato o aspecto de los
contenidos de la celda pueden ser modificados a partir de un único cuadro de
dialogo. Tras seleccionar las celdas a las que aplicaremos el formato y elegir
menú formato-celdas, podremos modificar el tipo y tamaño de la letra, la
alineación, los bordes y sombreados, etc.
Formato número
Numero es la primera de las pestañas con que cuenta el cuadro de dialogo de formato de celdas
Desde aquí podremos elegir una de las categorías disponibles para celdas cuyo contenido esta formado por números. Las categorías mas utilizadas son:
- General. Esta categoría se utiliza para aquellas celdas que contienen números que no precisan de ningún formato específico. El contenido se visualiza exactamente de la forma en que fue introducido.
- Número. Al hacer click en esta categoría se despliegan a la derecha una serie de opciones. Puedes elegir el número de decimales que se aceptaran.
- Moneda. Se utiliza para las celdas que van a contener valores de moneda. Se puede elegir el símbolo de la moneda y el número de decimales permitido.
- Fecha. Se utiliza para aquellas celdas que van a contener valores de fecha. Existen varios formatos para elegir: 10-01-02; 10-mar; 10-mar-01; 10-01, etc.
- Alineación y fuente:Las dos siguientes pestañas del cuadro de dialogo formato de celdas, son Alineación y fuente. En la primera se puede asignar una alineación de forma que el contenido quede orientado de una forma determinada. En la segunda podemos elegir la fuente, su tamaño, estilo y color.
- Bordes y tramas:La primer pestaña nos permitirá crear las líneas de los contornos de las celdas. Por su parte, la seguida permitirá dar un fondo de color a las celdas.
HOJAS DE CALCULO EN UN LIBRO DE TRABAJO
Cuando se ejecuta Excel, se abre un nuevo libro de trabajo que por defecto tiene tres hojas de cálculo, están separadas por pestañas y se pueden visualizar arriba de la barra propiedades. Excel en todo momento para cada libro de trabajo tiene una hoja de cálculo activa, aquella cuya pestaña aparece resaltada en la parte inferior de la pantalla.Por defecto, la hoja activa es la primera. Puede activarse una hoja u otra con solo dar un click a la pestaña correspondiente. También pueden mantenerse activas varias hojas de calculo al mismo tiempo, pulsando la tecla ctrl al mismo tiempo que se le da un clic sobre las pestañas de otras hojas, cuando varias hojas están activas al mismo tiempo, los datos o los formatos que se introducen en una de ellas se introducen también en las demás hojas activas, en las posiciones correspondientes.Es posible cambiar el nombre a cada una de las hojas de calculo y también el orden.
SELECCIÓN Y ACTIVACIÓN DE CELDAS
Al seleccionar varias celdas, le estamos indicando a Excel que queremos introducir datos en ellas, por ejemplo seleccionemos de A1 a la celda B3, introduzcamos texto y veremos que este se encuentra en la celda A1, pulsamos enter y nos manda a la celda A2, pulsamos dos enter mas y nos envía a la celda B1.
Para seleccionar toda la hoja de calculo basta con dar un clic en la esquina superior izquierda de la hoja como se muestra:
Para seleccionar una determinada fila o columna, bastara con hacer clic una vez sobre la etiqueta, que es el numero o la letra correspondiente a la fila o a la columna.
Para seleccionar celdas continuas damos click en la primer celda deseada y posteriormente pulsamos Mayús., sin soltar damos click en la ultima celda deseada. Y para las celdas no continuas hacemos la misma operación pero en vez de Mayús. pulsamos Cntrl, y vamos seleccionando las celdas deseadas.
MOVER O COPIAR CELDAS
Para mover o copiar el contenido de una celda o una selección de celdas a otra parte de la hoja de cálculo hacemos lo siguiente:
- Seleccionamos la celda o las celdas que queremos copiar o mover.
- Pulsamos Ctrl + c ó menú edición copiar y nos ubicamos en la celda en la que queremos pegar la información.
- Pulsamos Ctrl + v, menú edición pegar ó simplemente damos un enter.
Para seguir con una secuencia en las celdas por ejemplo: números 1, 2, 3, 4, tiene que haber al menos dos celdas seguidas que contengan 1, 2, seleccionamos estas dos celdas y posicionamos el Mouse en la parte inferior derecha de la celda y arrastramos, vemos como sigue la secuencia del 1 hasta la selección.
Lo mismo podemos hacer con los meses, para esto debemos tener solamente una celda que contenga el nombre de cualquier mes, aplicamos la misma operación antes mencionada y vemos el resultado.
REFERENCIAS, NOMBRES Y TIPOS DE DATOS
Las referencias a celdas se utilizan para referirse al contenido de una celda o grupo de celdas. El uso de referencias permite usar valores de diferentes celdas o grupos de celdas de una hoja de cálculo para realizar determinados cálculos.
Una celda se referencia de la siguiente manera: la celda A21 es la que se encuentra en la intersección de la fila 21 con la columna A. Los rangos de celdas se expresan por medio del operador dos puntos (:), por ejemplo las celdas A1, A2, A3 se escribiría de la siguiente manera al momento de introducir una formula (a1:a3).
También existen las referencias múltiples y consisten en referencias sencillas separadas por el carácter punto y coma (;), por ejemplo (B2:D3; C5:D6).
Para hacer referencia de una celda a otra hoja de calculo, introducimos el nombre de la hoja antes de la referencia de las celdas, y separándolos por el signo de admiración (!), por ejemplo (hoja1!b5:c6),
3.5.1 Referencias absolutas y relativas.
Excel usa siempre referencias relativas para las direcciones de celdas introducidas en las formulas. Esto significa que las referencias usadas cambiaran de modo acorde tras copiar o arrastrar la formula de una celda a otra. Con mucha frecuencia este es el comportamiento deseado.
En ciertos casos hay que evitar que las referencias a celdas cambien cuando se copia o mueve la formula a una nueva posición. Para ello hay que utilizar las referencias absolutas. Las referencias relativas se convierten en referencias absolutas introduciendo el carácter dollar ($) antes de la letra de la columna y/o el numero de fila, por ejemplo $a$5.
TIPOS DE DATOS
En una hoja de calculo, los distintos tipos de datos que podemos introducir son:
- Valores constantes, es decir, un datos que se introduce directamente en una celda. Puede ser un numero, una fecha u hora, o un texto.
- Fórmulas, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de calculo como *, +, -, /, etc. En una formula se pueden mezclar constantes, caracteres de operaciones, funciones, etc.
Los diferentes tipos de datos mas importantes que maneja Excel son:
- Números
- Fecha u hora
- Texto
- Formulas
- Funciones
FORMULAS Y FUNCIONES
Las fórmulas constituyen el núcleo de cualquier hoja de calculo y por tanto de Excel. Mediante formulas, se llevan a cabo todas las operaciones que se nesecitan en una hoja de calculo. Las formulas se pueden utilizar para múltiples usos antes mencionados.
Las funciones permiten hacer mas fácil el uso de Excel e incrementar la velocidad de calculo, en comparación con la tarea de escribir una formula. Por ejemplo, se puede crear la formula = (A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o usar la función PROMEDIO (A1:A8), las funciones nos simplifica todo nuestro trabajo y ocupan menos espacio al momento de realizar las formulas
INTRODUCCIÓN A FORMULAS Y A FUNCIONES
INTRODUCCIÓN A FORMULAS
La introducción de una formula en Excel se puede hacer tanto en la barra de referencias o de formulas como en la propia celda. La formula debe empezar con un signo igual (=). A continuación, la formula se ira construyendo paso a paso utilizando los valores, operadores, referencia a celdas, funciones y nombres. Un ejemplo de una formula en Excel: =a1+a2.
Los distintos tipos de operadores que se le pueden ingresar a una formula son:
- Aritméticos: +, -, *, /, %, ^.
- Relacionales: <, >, =, <=, >=, <>.
Elevar un numero a una potencia es simplemente multiplicar al numero por si mismo. De forma que si el valor de la celda g4 es 8, entonces g4^4 SIGNIFICA 8*8*8*8 = 4096, esto es, 4 veces 8 multiplicado por si mismo.
Un punto muy importante en el manejo de números en Excel, es cuando hacemos operaciones con porcentajes. La forma porcentual de un numero mueve al punto decimal del mismo. Es así que 125% es lo mismo que el numero 1.25 y 50% es lo mismo que .5 ó .50 ó .5000.
Cuando hay varias operaciones involucradas, se tendrá que saber en que orden ejecutarlas. Cuando una formula utiliza mas de una operación, estas deben ejecutarse en el orden correcto. Por ejemplo, en =3+5/8 se debe dividir primero y después sumarle 3, que da el resultado de 3.625. Esto no es lo mismo que = (3+5)/8 para lo cual se suma primero por los paréntesis y después se divide, con un resultado igual a 1. Esto es pues, las reglas que existen en las formulas matemáticas.
- Ejemplos de fórmulas:
=b3*c14 Multiplicar el valor de la celda b3 por el de c14.
=b12-b3 Restar el valor de la celda b3 al valor de la d12.
=b3^3 Elevar el valor b3 a la potencia de 3. Es lo mismo que b3*b3*b3.
= (a10+b5)/c4 Suma de a10 y b5 y a continuación dividir por c4.
INTRODUCCIÓN A FUNCIONES
Una función es una formula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos y devuelve un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si esta no se respeta Excel nos mostrara un mensaje de error.
- Si la función va al comienzo de una formula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se deben dejar espacios antes o después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (numero o texto), formulas o funciones.
- Los argumentos deben separarse siempre por ";" ó ","
HIPERVINCULOS Y FORMATO CONDICIONAL
Los hipervínculos ò hiperlinks son enlaces que pueden actuar tanto dentro de la propia hoja de Excel como hacia cualquier tipo de documento. Aunque lo mas usual es que el hipervínculo simplemente sirva para un traslado, también puede abrir un nuevo documento.
Este recurso resulta muy útil a la hora de diseñar un programa en Excel en que se vayan introduciendo datos siguiendo un proceso o un orden determinado, de modo que el hipervínculo nos conduzca por la hoja de calculo a través de las celdas en que se incorporan las variables.
Para crear un hipervínculo es necesario ya sea con ctrl. Alt+ k, y seleccionando la celda o si deseamos que aparezca la ruta del archivo, seleccionamos una celda vacía.
FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional se desarrolla a partir de un cuadro de dialogo que se abre en el menú formato – formato
condicional. Se pueden establecer tantas condiciones como sea necesario dando clic sobre el botón agregar. Estas condiciones pueden depender de valores fijos o dependientes de otras celdas. El botón formato corresponde a cada condición permite aplicar formatos independientes a cada rango de resultados.
En otras palabras este tipo de formato permite destacar aquellos datos que cumplen una determinada condición. Por ejemplo a las notas que estén aprobadas que aparezca en negrita, y para aquellas notas desaprobadas que aparezcan en cursiva.
Un ejemplo en la aplicación del formato condicional.-
- Escriba seis valores numéricos en un conjunto de celdas. Por ejemplo: 200, 320, 440, 1000, 1050 y 501.
- Seleccione el rango y vaya al menú formato, formato-condicional.
- En el cuadro de dialogo abierto encontrara un grupo de cuatro cajas con el titulo condición 1. Las dos primeras tienen los valores por defecto valor de la celda y entre. En los restantes cargue los valores 500 y 1000.
- Presione el botón formato. En la ventana abierta, formato de celda, seleccione un diseño que destaque las celdas que cumplan la condición (fuente, borde o trama).
- Acepte. Solo las celdas con valores comprendidos entre 500 y 1000 (501 y 1000) asumen el formato establecido en el paso anterior.
ASISTENTES PARA GRÁFICOS
El asistente para gráficos es una de las características mas atractivas de Excel. Con ella puede crear fácilmente varias clases de gráficos en base a los datos de su hoja de cálculos. El asistente lo guía paso a paso, para convertir sus números en un atrayente y colorido gráfico
Estos son algunos de los
muchos tipos de gráficos.
CREAR UNA TABLA DINAMICA.
La creación de una tabla dinámica se realiza a través del asistente y en varios pasos:
- Poner el cursor en cualquier celda de la tabla.
- Tomar la opción menú-datos-informe de tablas dinámicas y gráficos. Aparece el siguiente cuadro
1.- Paso
- Marcar opción: lista o base de datos de Excel.
- ¿Dónde están los datos que desea analizar?Marcar la opción: tabla dinámica.
- ¿Qué tipo de informe desea crear?
- Clic en siguiente.
2- Paso
- Seleccionar el rango de la tabla, incluyendo la fina de titulo
- Siguiente.
2- Paso
Ubicación de la tabla
Aparece la tabla dinámica diseñada, acompañada por una barra de herramientas especial que permite filtrar datos por despliegue de las mismas, como veremos a continuación:
PROTEGER HOJA DE CALCULO O LIBRO
Una vez que tengamos toda nuestra información y después de haber trabajado con Excel, en la mayoría de las ocasiones es importante proteger nuestros archivos de personas ajenas a ellos, o simplemente para que no modifiquen.
Para proteger una hoja de cálculo es necesario ir al menú herramientas-proteger-proteger hoja de cálculo, aparecerá una ventana como la siguiente
En ella se indica que tan protegida queremos nuestra hoja. Nos permite dar a los usuarios algunos privilegios como formato a celdas, filas, columnas, insertar, eliminar filas y columnas, y de más.
Escribimos la contraseña y a continuación aceptamos, nos pide confirmación de la contraseña, la volvemos a escribir y aceptamos.
Para proteger un libro hacemos el mismo procedimiento pero ahora elegimos proteger libro, y obtenemos la ventana siguiente:
Suscribirse a:
Comentarios (Atom)